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7 dicas de como criar um Atendimento de URA e uma Espera Telefônica personalizados para a sua empresa

Hoje em dia ninguém suporta ficar pendurado no telefone aguardando para ser atendido, todos querem resolver seus problemas o mais rápido possível!

Quando o assunto é atendimento ao cliente é muito importante ficarmos atentos em como atendemos nossos clientes quando ele liga para empresa.

Por isso separamos para você 7 dicas para ter um Atendimento de URA e uma Espera Telefônica impecáveis.

1) Mensagem inicial e o tempo de gravação

Priorize em seu Atendimento de URA com ramais e Atendimento fora do horário em ser direto na apresentação das opções dos setores da empresa com um tempo médio de 15seg a 20seg.

 

Exemplo de Atendimento de URA com ramais

 

Exemplo de Atendimento fora do horário

 

2) Espera Telefônica

Nossa experiência aponta que os clientes esperam em média por um período de 15 a 30seg para serem atendidos, exceto para aquelas empresas com centrais de atendimento que tem filas imensas de espera.

Pense na Espera Telefônica como uma ferramenta de marketing para ajudar na divulgação de informações importantes da empresa como horário de funcionamentos, acesso ao site, lançamento de produtos, entre outros.

Aproveite os períodos sazonais como dia das mães, dia dos pais, natal, ano novo para prestigiar seu cliente com uma mensagem de espera personalizada.

A Design da Voz sempre indica aos seus clientes a criação de esperas telefônicas a partir de 1min, dividindo a gravação em média de dois ou três períodos com locução e seus intervalos usando somente a trilha sonora.

Isso permite que o cliente tenha a chance de ouvir uma parte de sua espera por completo.

 

Exemplo de Espera Telefônica com 1min e 30seg

 

3) Dinamismo e Praticidade nas Gravações

Clareza e objetividade nas informações passadas em seu atendimento são itens fundamentais, pois o cliente busca resolver tudo da forma muito rápida.

Busque passar credibilidade e simpatia durante a gravação, coloque um leve sorriso na voz, sem exageros, buscando uma narração mais coloquial, ou seja, natural, para gerar uma proximidade com o cliente.

Não opte por excesso de informações em seu atendimento personalizado, isso é cansativo e prolongado.

 

4) Proximidade com o Cliente

Em diversos casos notamos que as gravações das URAs parecem não só informar, mas conversar conosco. Chamamos isso de Atendimento Humanizado.

Conseguimos isso com uma locução mais coloquial, transmitindo mais naturalidade como em uma conversa.

Para alguns projetos criamos inclusive um personagem, que na verdade é apresentado como um integrante da equipe da empresa, disponível para atender o cliente e resolver o seu problema.

Porém, mais importante do que passar a sensação ao cliente de ter alguém ajudando e resolvendo o seu problema é realmente o cliente ter o problema resolvido.

 

Exemplo de Atendimento Humanizado

 

5) Qualidade do Áudio

É indispensável para se ter excelência em seu atendimento telefônico de URA e espera telefônica, ter um áudio de qualidade, sem ruídos de fundo e chiados.

A Design da Voz prioriza em seus trabalhos o máximo em qualidade, fazendo suas gravações em um ambiente tratado com isolamento acústico, contando ainda com equipamentos e microfones que extraem o melhor de seus locutores nas gravações.

estudio design da voz locucao e dublagem

 

6) Locução profissional – Voz masculina ou feminina?

Alguns segmentos do mercado como clínicas de estética, consultórios, escritórios é mais comum o uso da voz feminina para os atendimentos pois geralmente são mulheres que fazem o atendimento presencial nestes locais.

Porém o uso da voz masculina, principalmente uma voz que transmita segurança, simpatia e credibilidade, tem se tornado uma escolha cada vez mais bem aceita pelo mercado.

É importante entender que esta voz agora faz parte da identidade da sua empresa, ela representa sua marca.

A mescla da voz masculina e feminina também tem sido muito usada por empresas que atendem estes dois públicos de modo geral, como agências de viagem por exemplo.

Com isso, conseguimos um atendimento e espera telefônica dinâmicos e que atingem seu objetivo principal, atender o cliente com excelência.
Confira o trabalho que fizemos para a empresa Costa Cruzeiros mesclando locução masculina, feminina e trilhas sonoras com a identidade da empresa.

 

Exemplo do uso de trilha que gera identidade sonora

 

7) Trilha Sonora

O uso da trilha sonora de modo adequado em seu atendimento pode se tornar tanto um amigo como um vilão da sua empresa.

A trilha sonora quando aplicada no volume e estilo corretos, se torna um grande aliado da sua empresa pois traz identidade ao seu atendimento ou espera, chamo isso de “identidade sonora”.

Para os casos de PABX que só aceitam arquivos de áudio com uma compressão muito baixa, ocorre uma perda de qualidade do áudio ao salvar o arquivo final neste formato, a trilha se torna um inimigo, pois na maioria das vezes acaba sujando a gravação não permitindo se ouvir claramente a voz do locutor (a).

 

É isso! Seu projeto tem tudo para dar certo, se seguidas estas recomendações. Sabemos o quanto é importante respeitar o cliente, por isso sempre mantenha suas informações atualizadas, deixando-o esperando o menor tempo possível, mantendo um atendimento atrativo e seu cliente satisfeito.

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